Warsztat Terapii Zajęciowej – Brzesko
Warsztat Terapii Zajęciowej – Brzesko
15-10-2020
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
REGULAMIN
PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
Niniejszy Regulamin określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków
członków Komisji Przetargowej powoływanej do przeprowadzenia postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. –
Prawo zamówień publicznych zwaną w dalszej części „ustawą”, prowadzonego przez
Zamawiającego – dla Stowarzyszenia Osób Niepełnosprawnych, Opiekunów i
Wolontariuszy „OSTOJA” w Brzesku.
ROZDZIAŁ l
Postanowienia ogólne
§ 1
1. Regulamin pracy komisji przetargowej, zwany dalej „Regulaminem”, określa tryb pracy
komisji przetargowej powoływanej do przygotowania i przeprowadzenia albo
przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwanej dalej
„Komisją”.
2. Regulamin stosuje się zarówno do komisji powołanych na podstawie art. 19 ust. 1
ustawy Pzp, jak i do komisji powołanych na podstawie art. 19 ust. 2 ustawy Pzp.
3. W zakresie nieuregulowanym w Regulaminie stosuje się przepisy ustawy Pzp.
4. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o „kierowniku zamawiającego” należy pod tym
pojęciem rozumieć także osobę wykonującą czynności zastrzeżone dla kierownika
zamawiającego.
ROZDZIAŁ II
Prace Komisji
§ 2
1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.
2. Komisja pracuje kolegialnie.
3. Komisja składa się z co najmniej trzech członków, w tym przewodniczącego i sekretarza.
4. Pracami Komisji kieruje przewodniczący Komisji.
5. Członkowie Komisji dokonują przyjęcia swoich obowiązków poprzez złożenie
oświadczenia. Oświadczenie zawiera także zobowiązanie do zachowania poufności,
bezstronności, rzetelności i obiektywizmu w pracach Komisji.
6. Oświadczenia członków Komisji, o których mowa w ust. 5, stanowią integralną część
dokumentacji postępowania.
§ 3
1. Komisja obraduje na posiedzeniach.
2. Przewodniczący Komisji wyznacza miejsce i termin posiedzenia, biorąc pod uwagę
uzasadnione wnioski członków Komisji, tak aby umożliwić wypełnianie przez nich innych
obowiązków służbowych.
3. Komisja przyjmuje rozstrzygnięcia w drodze głosowania, w obecności co najmniej
połowy jej członków.
4. Rozstrzygnięcia Komisji zapadają zwykłą większością głosów.
5. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Komisji.
6. Członek Komisji nie może wstrzymać się od głosu.
7. Członek Komisji, który nie zgadza się z przyjętym rozstrzygnięciem Komisji obowiązany
jest do przedstawienia pisemnego uzasadnienia swojego stanowiska (zdanie odrębne),
które dołącza się do protokołu posiedzenia Komisji.
8. W przypadku obecności na posiedzeniu mniej niż połowy członków Komisji,
przewodniczący odracza posiedzenie i wyznacza nowy termin posiedzenia.
9. Z posiedzenia Komisji sporządza się protokół, w którym opisuje się przebieg
posiedzenia, w szczególności: wyniki głosowań, dokonane czynności i zadania
przydzielone członkom Komisji w zakresie ich obowiązków przez przewodniczącego
Komisji.
10. Protokół z posiedzenia Komisji sporządza Sekretarz Komisji. Protokół podpisują
członkowie Komisji biorący udział w posiedzeniu Komisji. Brak podpisu któregokolwiek
z członków Komisji biorących udział w posiedzeniu powinien zostać odnotowany
w protokole.
11. Członkowie Komisji, którzy nie brali udziału w posiedzeniu Komisji, potwierdzają
pisemnie zapoznanie się z rozstrzygnięciami Komisji.
12. Każdy z członków Komisji biorących udział w posiedzeniu Komisji ma prawo wniesienia
pisemnych uwag do protokołu z tego posiedzenia.
§ 4
1. Członkowie Komisji składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności,
o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp i przekazują je Przewodniczącemu Komisji.
Przed odebraniem tego oświadczenia, kierownik zamawiającego lub osoba, której
powierzył czynności w postępowaniu, uprzedza członków Komisji o odpowiedzialności
karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, członkowie Komisji składają niezwłocznie po
zakończeniu sesji otwarcia ofert, chyba że okoliczności uzasadniające złożenie tego
oświadczenia ujawnią się na wcześniejszym etapie postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego.
3. W przypadku zmiany w zakresie istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1
ustawy Pzp, członek Komisji obowiązany jest do ponownego złożenia oświadczenia,
o którym mowa w ust. 1.
4. W przypadku zaistnienia w toku prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia
okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp, członek Komisji obowiązany jest
niezwłocznie wyłączyć się z udziału w tym postępowaniu, powiadamiając o tym na
piśmie przewodniczącego Komisji oraz kierownika zamawiającego, a w przypadku
przewodniczącego Komisji – kierownika zamawiającego.
5. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego podjęte przez osobę
podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których
mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych
czynności faktycznych nie mających wpływu na wynik postępowania.
6. Postanowienie ust. 5 stosuje się odpowiednio w przypadku niezłożenia przez członka
Komisji oświadczenia lub złożenia oświadczenia nieprawdziwego.
§ 5
1. Przewodniczący Komisji na wniosek Komisji może wnioskować do kierownika
zamawiającego o powołanie biegłego, jeżeli dokonanie określonych czynności
związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego wymaga wiadomości specjalnych.
2. Wniosek powinien zawierać określenie przedmiotu opinii, termin jej sporządzenia oraz
szacowane koszty wynagrodzenia biegłego, a także – o ile jest to możliwe – wskazanie
kandydatury biegłego.
3. Biegli przedstawiają swoje opinie na piśmie, a na żądanie Komisji mogą uczestniczyć
w jej pracach z głosem doradczym.
4. Postanowienia § 4 stosuje się odpowiednio do biegłych.
§ 6
W celu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Komisja
przygotowuje i przekazuje kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia:
1) propozycje wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego wraz z uzasadnieniem,
w przypadku trybu innego niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony;
2) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert,
zaproszenia do dialogu lub zaproszenia do negocjacji, wraz z istotnymi postanowieniami
umowy w sprawie zamówienia publicznego/wzorem umowy;
3) projekty innych dokumentów koniecznych do przeprowadzenia postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 7
1. W celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Komisja
wykonuje w szczególności następujące czynności:
1) zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo
przekazuje je do opublikowania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;
2) zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych
albo przekazuje do opublikowania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej –
Sprostowanie (Ogłoszenie zmian lub dodatkowych informacji);
3) zamieszcza lub przekazuje właściwej komórce organizacyjnej do zamieszczenia na
stronie internetowej lub w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego
wszystkie dokumenty (w tym ogłoszenia) i informacje wymagane ustawą Pzp do
opublikowania w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
4) zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazuje do opublikowania
Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy –
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie
negocjacji bez ogłoszenia i w trybie zamówienia z wolnej ręki;
5) zamieszcza na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej, a jeśli nie ma
takiej strony – na swojej stronie internetowej informację o zamiarze zawarcia umowy
w ramach współpracy publiczno – publicznej;
6) przygotowuje propozycje wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych
warunków zamówienia;
7) przygotowuje i przedkłada kierownikowi zamawiającego projekty zaproszeń,
informacji oraz innych dokumentów wymaganych przepisami ustawy Pzp;
8) prowadzi negocjacje albo dialog z wykonawcami w przypadku, gdy ustawa Pzp
przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo dialogu;
9) dokonuje otwarcia ofert;
10) dokonuje badania i oceny ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu, wniosków o dopuszczenie do udziału w negocjacjach
z ogłoszeniem, wniosków o dopuszczenie do udziału w dialogu, wniosków
o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej, wniosków o dopuszczenie do
udziału w partnerstwie innowacyjnym;
11) wnioskuje do kierownika zamawiającego o zatwierdzenie wezwania wykonawców
do uzupełnienia lub wyjaśnienia dokumentów wymaganych od wykonawców lub do
wyjaśnienia treści oferty;
12) wnioskuje do kierownika zamawiającego o wykluczenie wykonawców
w przypadkach przewidzianych ustawą Pzp;
13) wnioskuje do kierownika zamawiającego o odrzucenie ofert w przypadkach
przewidzianych ustawą Pzp;
14) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wnioskuje do
kierownika zamawiającego o unieważnienie postępowania;
15) dokonuje analizy wniesionych środków ochrony prawnej oraz przedstawia
kierownikowi zamawiającego rekomendację dotyczącą odpowiedzi na odwołanie
albo odpowiedzi na informację o podjętej niezgodnie z przepisami czynności lub
zaniechaniu czynności;
16) przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycje w zakresie wnioskowania do
wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą, przedłużenie okresu
ważności wadium, a także w zakresie zatrzymania wadium – w przypadkach
określonych ustawą Pzp;
17) przygotowuje projekt informacji do wykonawców o zawieszeniu biegu terminu
związania ofertą;
18) sprawdza wniesione przez wykonawcę zabezpieczenie należytego wykonania
umowy;
19) przedstawia kierownikowi zamawiającego propozycje w zakresie określenia
warunków przeprowadzenia aukcji elektronicznej;
20) wykonuje czynności niezbędne do przeprowadzenia licytacji elektronicznej;
21) zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień
Publicznych albo przekazuje je Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej na zasadach
określonych w art. 95 ustawy Pzp.
2. Podczas sesji otwarcia ofert Komisja wykonuje w szczególności następujące czynności:
1) bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje kwotę, jaką zamawiający zamierza
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
2) sprawdza termin złożenia ofert, a także datę i godzinę złożenia;
3) otwiera oferty, które zostały złożone w terminie;
4) odczytuje nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące
ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności
zawartych w ofertach.
3. Komisja zwraca oferty złożone po terminie, zgodnie z zasadami określonymi w art. 84
ust. 2 ustawy Pzp.
4. Członkowie Komisji dokonują indywidualnej oceny ofert na podstawie kryteriów oceny
ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do
składania ofert, po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami oraz opiniami biegłych.
ROZDZIAŁ III
Członkowie Komisji
§ 8
Członkowie Komisji mają prawo w szczególności do:
1) dostępu do wszystkich dokumentów związanych z pracą w Komisji;
2) uczestniczenia we wszystkich posiedzeniach i pracach Komisji;
3) zgłaszania Przewodniczącemu Komisji w każdym czasie uwag i problemów
dotyczących funkcjonowania Komisji;
4) wnioskowania o powołanie biegłego.
§ 9
1. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności w sposób bezstronny,
rzetelny i obiektywny, kierując się wyłącznie przepisami prawa oraz swoją wiedzą
i doświadczeniem.
2. Członkowie Komisji zobowiązani są do ochrony tajemnicy chronionej na podstawie
odrębnych przepisów oraz do przestrzegania szczegółowych wymagań i zasad
dotyczących ochrony informacji niejawnych określonych w odrębnych przepisach.
3. Do obowiązków członka Komisji należy w szczególności:
1) uczestniczenie w posiedzeniach i pracach Komisji;
2) przygotowywanie propozycji wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków
zamówienia;
3) badanie i ocena ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
wniosków o dopuszczenie do udziału w negocjacjach z ogłoszeniem, wniosków
o dopuszczenie do udziału w dialogu, wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji
elektronicznej, wniosków o dopuszczenie do udziału w partnerstwie innowacyjnym;
4) złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp oraz
oświadczenia, o którym mowa w § 2 ust. 5 niniejszego Regulaminu.
5) informowanie kierownika zamawiającego o uzasadnionym podejrzeniu wystąpienia
relacji, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 2 – 4 ustawy Pzp, pomiędzy pracownikami
zamawiającego lub innymi osobami przez niego zatrudnionymi, które mają
bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania, a wykonawcami.
4. Do obowiązków członka Komisji, nie będącego przewodniczącym ani sekretarzem
komisji, należy w szczególności:
1) wykonywanie czynności powierzonych im zgodnie z § 7 ust. 1 i 2 Regulaminu, w tym
zadań wyznaczonych przez przewodniczącego Komisji;
2) niezwłoczne informowanie Przewodniczącego Komisji o okolicznościach, które
uniemożliwiają udział w pracach Komisji.
§ 10
1. Przewodniczący Komisji zapewnia sprawne oraz efektywne przygotowanie
i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Do obowiązków przewodniczącego Komisji, poza obowiązkami wskazanymi w § 9 ust. 1
- 3 Regulaminu, należy w szczególności:
1) organizowanie prac Komisji, w tym wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich
prowadzenie;
2) podział prac między członków Komisji;
3) odebranie od członków Komisji pisemnych oświadczeń w zakresie określonym
w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp oraz oświadczeń, o których mowa w § 2 ust. 5
Regulaminu i włączenie wskazanych oświadczeń do dokumentacji postępowania;
4) odebranie od pracowników zamawiającego lub innych osób zatrudnionych przez
zamawiającego, którzy mają bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania,
w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 2a ustawy Pzp,
pisemnych oświadczeń w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 pkt 2-4 ustawy Pzp;
5) wnioskowanie do kierownika zamawiającego o odwołanie członka Komisji, który nie
złożył oświadczenia o braku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1
ustawy Pzp albo złożył oświadczenie o zaistnieniu okoliczności, o których mowa
w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp albo złożył nieprawdziwe oświadczenie o braku
zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp, a także o
odwołanie członka Komisji z innych uzasadnionych powodów;
6) wnioskowanie do kierownika zamawiającego o zawieszenie działania Komisji do
czasu wyłączenia członka Komisji lub do czasu wyjaśnienia sprawy;
7) informowanie kierownika zamawiającego o przebiegu prac Komisji, w szczególności
o istotnych problemach związanych z pracami Komisji;
8) przedkładanie kierownikowi zamawiającego projektów pism, w szczególności
w sprawie: wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej
oferty oraz unieważnienia postępowania;
9) wnioskowanie do kierownika zamawiającego z wnioskiem o powołanie biegłego jeżeli
dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem lub
przeprowadzeniem postępowania wymaga wiadomości specjalnych;
10) nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowania przez sekretarza Komisji;
11) nadzorowanie dostępu zainteresowanych wykonawców do dokumentacji
postępowania.
3. Przewodniczący Komisji odpowiedzialny jest za terminowe opracowanie i przekazanie
odpowiednich dokumentów kierownikowi zamawiającego, wykonawcom, Urzędowi
Publikacji Unii Europejskiej, a także za zamieszczenie ich w Biuletynie Zamówień
Publicznych, Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej i w siedzibie
zamawiającego.
4. Przewodniczący reprezentuje Komisję wobec osób trzecich.
§ 11
1. Sekretarz Komisji jest odpowiedzialny za zapewnienie obsługi administracyjnej
postępowania oraz jego rzetelne dokumentowanie.
2. Do obowiązków sekretarza Komisji należy w szczególności:
a) dokumentowanie czynności Komisji, w tym sporządzenie protokołu postępowania
wraz z załącznikami;
b) sporządzanie protokołów z posiedzeń Komisji;
c) udział w opracowywaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych
z prowadzonym postępowaniem;
d) przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym ustawą Pzp;
e) nadzór nad dokumentacją prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia,
przechowywanie ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z tym
postępowaniem;
f) przygotowanie dokumentacji postępowania, w szczególności w celu:
udostępnienia jej wykonawcom oraz biegłym;
przekazania właściwym organom prowadzącym postępowania wyjaśniające
lub kontrole;
dokonania jej archiwizacji.
§ 12
1. Przewodniczący Komisji przekazuje kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia
pisemny protokół postępowania wraz z załącznikami.
2. Komisja kończy działalność z chwilą wykonania ostatniej czynności w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego, co stanowi podstawę do zatwierdzenia protokołu
postępowania przez kierownika zamawiającego.
Brzesko, dnia 01.10.2020r.
Zatwierdzam:
Prezes Stowarzyszenia OSTOJA (-) Lek. med. Maria Kędziora
Skarbnik Stowarzyszenia OSTOJA (-) mgr Urszula Majmurek